Zielvorgaben richtig gestalten!

 Tipps für Arbeiten mit OKR


 

Nicht nur Größen wie Zalando, Google, LinkedIn und Microsoft arbeiten mit OKR. Auch Unternehmen wie MyMuesli, Deutsche Bahn, Sartorius und RWE nutzen das Framework von OKR (Objectives und Key Results).

Das Credo von OKR ist es, Vision und Strategie des Unternehmens über Ziele in Aktionen zu übersetzen und schnell und stetig aufgrund kurzer Zyklen zu lernen.

Es lohnt sich einen Blick auf dieses Framework zu werfen und die Zielsysteme und die Erfolgserreichung des eigenen Unternehmens einem Screening zu unterziehen.

Ist doch das Arbeiten mit Zielen auch zentrales Thema für Motivation und Leistungssteigerung. Bonussysteme sind in der Regel an Zielformulierungen oder Key Performance Indicators (KPI) gebunden. Welchen Zugang bietet hier OKR?

OKR versteht sich als Rahmenwerk für kritisches Denken und Disziplin der kontinuierlichen Umsetzung wichtiger Zielsetzungen. Das OKR-Framework hat eine Reihe von Überschneidungen mit dem traditionellen Framework von MBO sowie dem Konzept der Balanced Scorecard und lässt sich am schnellsten durch die Betrachtung der Unterschiede zu diesen weitläufig bekannten Managementtools erklären.

In der Detailbetrachtung lassen sich rasch die raffinierten Feinheiten des OKR-Konzepts erkennen: OKR ermöglicht schnelles Erkennen von Fehlentwicklungen, schlanke Meetings mit Ergebnissen und Fokussierung auf wesentliche Projekte.

 Worin liegt nun der Unterschied zu MBO und Balanced Scorecard Methodiken?

  • Zeitfenster: MBO und Balanced Scorecard konzentrieren sich üblicherweise auf jährliche Ziele, während OKR mindestens vierteljährlich festgelegt und der Grad der Zielerreichung in der Regel wöchentlich aktualisiert wird.
  • Transparenz: OKR werden frei im Unternehmen geteilt, MitarbeiterInnen können im Idealfall auch die Fortschritte der Vorgesetzten und CEO´s nachverfolgen. MBO´s und Balanced Scorecard werden dagegen häufig in der Kommunikation zwischen Manager und Vorgesetzten eingesetzt.
  • Empowerment der MitarbeterInnen: OKR Methodik bedeutet Ziele bottom up und Top down festzulegen, MitarbeiterInnen können selbst Vorschläge erarbeiten, wie Ziele im eigenen „Wirkungsraum“ bestmöglich erreicht werden können.
  • Zielerreichung: Es werden eher herausfordernde Ziele formuliert, da ein Zielerreichungsgrad von 70% im OKR Framework als akzeptabel gilt. Zudem dokumentieren MitarbeiterInnen ihre Zielerreichungsgrade selbst.
  • Incentives: OKR Framework sieht eher keine Bonuszahlungen bei Zielerreichung vor. Es wird davon ausgegangen, dass die durchgängige Transparenz motiviert und explizite Incentives nicht erforderlich sind.
  • Erfolgstreiber: In der Balanced Scorecard finden sich Ziele wie Kundenzufriedenheit oder EBIT steigern als klassische KPI. Im OKR-Framework wird versucht, möglichst voneinander unabhängige Erfolgstreiber zu identifizieren. KPI´s sind eine Indikation für den Effekt der Objectives, sind aber nicht Ursache der Veränderung.

Was bedeutet dies in der Praxis?

Das OKR Framework selbst ist einfach: Das Unternehmen definiert die zentralen Ziele, bricht diese typischerweise auf ein Quartal herunter. Der Fokus wird auf einige wenige Ziele (Objectives) und deren Kernergebnisse (Key Results) gelegt. Objectives beschreiben Ziele klar als abgeschlossenen Zustand in der Zukunft, dadurch wird für alle Beteiligten transparent, was konkret erreicht werden soll. In der Kaskadierung nehmen die einzelnen Bereiche und Teams darauf Bezug und definieren ihre Teilziele, die größtmöglich zur Erreichung der Ziele der gesamten Firma beitragen. In Form von Key Results werden in der Regel konkrete Outputs definiert.

So könnte zum Beispiel der Fokus auf Digitalisierung von Kundenprozessen gelegt und das Ziel definiert werden, dass in einem Zeitraum alle Kunden einen aktiven Account für das digitale Kundencenter haben. Key Results wären die Steigerung der Neukundenquote mit Emailadresse von z.B. 90 auf 100%, eine definierte Anzahl von Opt-ins von Bestandskunden mit valider Emailadresse sowie eine definierte Anzahl von Analogkunden die auf Digitalverträge umgestellt werden.

In unserem Fall wären die dazugehörigen Key Performance Indicators verbessertes Kundenservice und höhere Auftragseingänge. Die Verfolgung der Verkaufszahlen ist der Rahmen, gearbeitet im Team wird aber nach Key Results, die vorab definiert wurden.

Dies schafft klare und kleine Einheiten, die es Teams ermöglichen einen gewissen Freiraum im Tun zu leben. Jedes Team überlegt die Maßnahmen dazu in seinem/ Bereich und berichtet in schnellen Abfolgen über den Verlauf der Aktivitäten.




Klare Fokussierung auf eine kleine Anzahl von Objectives und Key Results:

Eine der Kernzugänge im OKR Framework ist eine klare Fokussierung auf einige wenige Projekte, die entscheidend für die Umsetzung der geplanten Strategie sind.

Das Konzept verfolgt den Ansatz nur eine steuerbare Anzahl von Zielen und Projekten zu verfolgen und diese mit einer Wirkung zu versehen. Einem Objective sollten maximal 4 Key Results zugeordnet werden.

Es gilt hier also klar zu priorisieren, welche Projekte nach dieser Methodik abgearbeitet werden.


Eine gute Möglichkeit Projekte in Bezug auf ihre „OKR-Tauglichkeit zu prüfen, bietet die Stacey Matrix. Anforderungen und mögliche Lösungsansätze werden definiert. Haben sowohl Anforderungen als auch Lösungsansätze einen hohen Unsicherheitsfaktor, dann ist es von Vorteil nach der OKR Systematik zu arbeiten.

Platz für kreative Lösungsfindungen und hohe Flexibilität:

Die Quintessenz der OKR-Methodik sind Ursache-Wirkungsprinzipien, die in kurzen Abständen hinterfragt werden und rasche Kurskorrekturen zulassen.

In diesem Mindset wird ein Zielerreichungsgrad von 70% als ausreichend erachtet. An Erfolgsrealisierungen angepasste Bonuszahlungen sind in diesem Konzept eher weniger üblich.

Die Erfahrungen haben gezeigt, dass Boni nicht der Weisheit letzter Schluss sind, da hier die Lösung durch den Einzelnen immer im Vordergrund stehen wird. Das Grundgehalt sollte so sein, dass sich MitarbeiterInnen angemessen behandelt fühlen. Es braucht zusehends neue Denkmuster und Lösungen, ein Öffnen des Mindsets. Die Teams sind im OKR Framework frei, darüber zu entscheiden, wie sie die Ergebnisse erzielen wollen. Dies macht Platz für kreative Lösungsfindungen und erfordert gegenseitiges Vertrauen.

OKR Meetings folgen einem festgelegten Rhythmus und sind in der Regel von kurzer Dauer. Man konzentriert sich auf Key Results und die Führungskraft hinterfragt wo und ob sie unterstützen kann. Der Fokus liegt auf Ergebnisorientierung, die Wege wie Ergebnisse erreicht werden, sollten möglichst offenbleiben.

Um mit dem OKR Framework arbeiten zu können, braucht es ein paar Voraussetzungen in der Organisation.

Um die Flexibilität in der Lösungsfindung in kleinen Teams zuzulassen, ist es erforderlich den großen Bogen für die Zukunft zu spannen. Dazu gehört ein klares Verständnis und Commitment zu Mission, Vision und Strategie des Unternehmens. Es ist allen MitarbeiterInnen klar, welchen grundsätzlichen Leitlinien das Unternehmen folgt und wie die lang- und mittelfristige Strategie ausgelegt ist.

Zudem steht die Value Proposition, der Customer Value immer im Vordergrund. Alle MitarbeiterInnen wissen, was ein End-to-end Mindset bedeutet.

Ein weiterer Baustein ist der Zugang zu Steuerungs- und Incentivierungsmodellen. Transparenz ist die oberste Maxime. Diese ist sowohl in Bezug auf Zielerreichung als auch Entlohnung ein wichtiger Faktor. Denn um als interaktives Netzwerk innerhalb eines Unternehmens zu arbeiten, braucht es Vertrauen und auch eine gute Fehlerkultur. Teams arbeiten in diesem Zielekonzept bei Bedarf cross-funktional, offener Wissensaustausch zwischen Teams und Abteilungen ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor für kreative Lösungen.

Wir alle wissen, wie schwierig es ist, im Arbeitsalltag diese Maxime zu leben. Befindlichkeiten und Interessen einzelner MitarbeiterInnen und Führungskräfte können nie zur Gänze vermieden werden. Das was ich hier zum Ausdruck bringen will, ist ein Impuls, sowohl als Führungskraft als auch als MitarbeiterIn sich immer wieder dieses Mindsets des Vertrauens und der Fehlerkultur zu besinnen. 

FAZIT:

Um mit OKR im Unternehmen arbeiten zu können, braucht es Verständnis zum Thema Agilität und Flexibilität und vor allem ein wachsames Auge auf die Unternehmenskultur.

Arbeiten mit OKR in ausgewählten Projekten kann ein spannender Zugang sein, erste Versuche zu mehr Agilität in den Führungsstrukturen zu versuchen. Ratsam ist es jedenfalls im ersten Schritt ausgewählte Pilotprojekte zu versuchen. Aber auch für diese gilt es das Commitment der gesamten Führungsmannschaft einzuholen.

Zudem ist es wichtig eine konsequente Ableitung von Learnings in gut aufbereiteter Form zur Verfügung zu stellen und die Systematik beständig weiterzuentwickeln.

Abschließend ein paar Tipps für Tools, die das Arbeiten mit OKR erleichtern:

Weekdone, www.weekdone.com, Perdoo, www.perdoo.com, Atiim, www.atiim.com, 7Geese, www.7geese.com, 15Five, www.15five.com

Sie würden gerne über Ihren Zugang zu Zielen und Controlling diskutieren?

Rufen Sie mich an unter 06647545 6007 oder schreiben Sie mir ein Email: sabine@ilger.co.at

Gestalten wir gemeinsam einen Workshop zu diesem Thema, nähere Infos...



 Autor: Sabine Ilger, Unternehmensberaterin, Lehrende FH JOANNEUM


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