Prozessoptimierung

E-Workflows

Intelligente Informationssysteme benötigen eine entsprechende Prozessoptimierung des Rechnungswesens im Vorfeld

Angebots- und Rechnungslegung, die zeitgemäße Verarbeitung von Eingangsrechnungen, Warenwirtschaftsprogramme und zeitnahe Projektbewertungen sind die Bausteine für aussagekräftige Finanzreports.

Durch eine entsprechende Digitalisierung der Workflows kann die Performance von Reports nachhaltig optimiert werden. Gut implementierte E-Workflows erlauben einen raschen und guten Überblick über den momentanen Auftragsstand, Projektumsetzung und Liquiditätsengpässe des Unternehmens.

Implementierung in der Praxis

In der Praxis erlebe ich in der Implementierung der notwendigen digitalen Workflow-Ergänzungen immer wieder dieselben Probleme, die solche Projekte lästig und teuer und oft auch nicht mit dem notwendigen Wirkungsgrad enden lassen.

Häufig werden im ersten Schritt Software-Anbieter zur Präsentation ohne entsprechende interne Vorbereitung eingeladen.
Die vorgestellten Features begeistern auf den ersten Blick – die Entscheidung wird rasch getroffen. Und doch entstehen in Unternehmen immer wieder kostspielige Friedhöfe ungenützter Tools oder es liefert die implementierte Software wieder nicht die erwünschte organisatorische Unterstützung.

Wie kann man die Wahrscheinlichkeit solcher Fehler klein halten?

Auch wenn Sie ein kleines oder mittleres Unternehmen oder eine Nonprofit-Organisation sind, im ersten Schritt ist es ganz gut darüber nachzudenken, welche Schritte Sie in Richtung Prozessmanagement setzen wollen.

Workflows gestalten

Die Abbildung der wichtigsten Workflows im Unternehmen kann in kurzer Zeit erarbeitet werden und bringt einen guten Blick, welche lästigen Bürokratien sich eingebürgert haben, die in dieser Form gar keinen Mehrwert bringen.

Ein weiterer wichtiger Blickwinkel ist ein Überlegen Ihrer IT-Struktur und Strategie für die nächsten Jahre. Welchen Wachstumsanforderungen sollten die Systeme Stand halten? Sind viele Lösungen historisch gewachsen und braucht es eine generelle Entwicklung hin zu einem durchgehenden ERP-System?
Auch die Geschäftsfeldstrategie hat Bedeutung für eine erfolgreiche Implementierung. Welche Informationen sind entscheidend für Ihr Geschäftsmodell und welches Maß an Dokumentation ist dafür notwendig?
Im nächsten Schritt sollten Sie intern mit Ihrem Team die wichtigsten Eckpunkte der digitalen Workflows diskutieren und dokumentieren.
Mit einer schriftlichen Dokumentation der wesentlichen Bausteine und Anforderung, ist es dann an der Zeit mit einzelnen Softwareanbietern die Anforderungen zu besprechen.

Software-Anbieter auswählen:

Darauf basierend können dann Angebotspräsentationen nach einem vordefinierten Schema, das neben Kosten auch Erreichbarkeit, Usability, Erweiterungsmöglichkeiten, etc. enthält, entsprechend beurteilt werden.
Zudem können auf dieser Basis auch gut definierte Meilensteine für die Umsetzung verhandelt werden.

Projektmanagement:

Vervollständigen Sie dieses Procedere noch mit professionellem Projektmanagement in der Umsetzung, dann sind wichtige Schritte für eine erfolgreiche Implementierung ohne lästige Kosten- und Zeitexplosionen gesetzt.


Mag. Sabine Ilger MBA CMC

Deutschland